Сопроводительное письмо - это важный документ, который помогает получателю понять содержание отправления и цель вашего обращения. Рассмотрим ключевые элементы правильного сопроводительного письма.
Содержание
Сопроводительное письмо - это важный документ, который помогает получателю понять содержание отправления и цель вашего обращения. Рассмотрим ключевые элементы правильного сопроводительного письма.
Основные разделы сопроводительного письма
| Раздел | Содержание |
| Шапка | Реквизиты отправителя и получателя |
| Основной текст | Цель отправки и краткое описание документов |
| Заключение | Контактные данные и подпись |
Обязательные элементы письма
Реквизиты отправителя
- Полное наименование организации
- Юридический адрес
- Контактные телефоны
- Электронная почта
Реквизиты получателя
- Наименование организации-получателя
- Должность и ФИО конкретного лица (если известно)
- Почтовый адрес
Содержание основной части
- Указание на основной документ ("Направляем договор...")
- Цель отправки ("для подписания", "для рассмотрения")
- Список приложенных документов
- Сроки выполнения действий (если требуется)
- Просьба подтвердить получение (при необходимости)
Пример структуры основного текста
| Элемент | Пример |
| Обращение | "Уважаемый Иван Иванович!" |
| Цель | "Направляем Вам подписанный с нашей стороны договор..." |
| Действия | "Просим подписать и вернуть один экземпляр..." |
Рекомендации по оформлению
- Используйте официальный деловой стиль
- Соблюдайте лаконичность (не более 1 страницы)
- Нумеруйте приложения, если их несколько
- Указывайте исходящий номер и дату письма
- Подписывайте у ответственного лица
Что следует избегать
- Излишней эмоциональности
- Неофициальных сокращений
- Неточных формулировок
- Орфографических ошибок
Важная информация
Сопроводительное письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации (если имеется) и содержать все необходимые реквизиты для юридической значимости документа.
